¿Qué es Odoo?

Por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning (ERP) significa planificador de recursos empresariales, y su objetivo principal es centralizar todas las operaciones de una empresa en un solo lugar.

Uno de los problemas más comunes en las empresas actualmente es la desconexión entre procesos. Muchas organizaciones operan con varios sistemas trabajando de forma aislada o, en el peor de los casos, siguen utilizando procesos manuales con pluma y papel. Esto pone en riesgo la fiabilidad, trazabilidad y almacenamiento de la información.

Un ERP viene a solucionar principalmente los siguientes puntos:

• Trazabilidad: Identifica y registra todas las operaciones en un solo lugar, respondiendo preguntas como:
  ¿Cuándo? ¿Dónde? ¿Por qué? ¿Quién solicitó? ¿Quién aprobó? ¿Quién recibió? ¿Quién entregó?
• Información centralizada: Todos tus procesos en un solo sistema: Compras, Ventas, Contabilidad, Inventarios, Fabricación, Flotilla, Soporte, Recursos Humanos, entre otros.
• Comunicación interna: Los sistemas ERP ofrecen herramientas que mejoran la comunicación interna, como notificaciones, alertas, chats, reuniones virtuales y flujos de aprobación, lo cual se complementa directamente con la trazabilidad de los procesos.
  

Odoo es un sistema ERP de origen belga que se ha vuelto muy popular en México gracias a su naturaleza de código abierto y al uso de Python, uno de los lenguajes de programación más utilizados en el mundo.

Al ser un sistema de código abierto, permite personalizarlo libremente, crear módulos propios y desarrollar nuevas funcionalidades clave para la operación de cada empresa.

Si bien el código abierto ofrece una gran flexibilidad, Odoo actualmente cuenta con un amplio catálogo de módulos nativos y complementarios que cubren una gran variedad de giros empresariales.

Otra de sus ventajas es que la curva de aprendizaje de Odoo es menor en comparación con sus competidores directos, como SAP o NetSuite (Oracle). Esto se debe a su interfaz intuitiva y a la consistencia en la estructura de sus módulos.

Una vez que dominas uno o dos módulos, el uso del sistema se vuelve muy orgánico y fluido. Además, las constantes actualizaciones de Odoo han mejorado su diseño visual, haciéndolo más amigable e intuitivo con cada versión.

Imagina Odoo como la pantalla de inicio de tu teléfono: cada aplicación representa un módulo que te permite gestionar una parte de tu empresa. La diferencia es que, en Odoo, todos los módulos están conectados entre sí, ofreciéndote flujos integrados y trazabilidad completa en todas tus operaciones.

En el punto anterior mencionamos que Odoo puede compararse con la pantalla de inicio de un teléfono celular, y esto es porque el sistema se compone de módulos que trabajan en conjunto para ofrecerte una experiencia completa e integrada.

Ahora, imagina Odoo como tu rutina mañanera: algo lógico, estructurado y repetible. Esa lógica operativa es la misma que comparten la mayoría de los sistemas ERP, por lo que, si ya tienes experiencia en otro ERP, la curva de aprendizaje se reduce considerablemente.

Veamos un flujo de ejemplo:

Flujo de una venta en Odoo

Paso 1. Venta

El proceso inicia con la creación de una cotización, la cual puede confirmarse y convertirse en una orden de venta en caso de que el cliente la acepte.

Paso 2. Almacén

Una vez confirmada la orden, Odoo genera automáticamente una orden de salida de inventario con base en los productos vendidos. Esta orden es enviada al almacenista o despachador, o incluso al vendedor, cuando se trata de ventas de mostrador.

Paso 3. Contabilidad

Para muchos, el proceso termina con la entrega del producto, pero en un ERP la venta se consolida con la factura.

La factura genera los registros contables que impactan directamente los reportes financieros (como el balance general y el estado de resultados) y, en el caso de México, se comunica con el SAT para realizar el timbrado fiscal, todo desde el módulo de Contabilidad.

Paso 4. Pago

Finalmente, Odoo permite registrar uno o varios pagos relacionados con la factura, ya sea en una sola exhibición o a crédito, manteniendo una trazabilidad completa de las fechas, montos y métodos de cobro.

Aunque muchas de estas actividades ya se realizan de forma habitual en las empresas, Odoo centraliza todo el proceso, permitiendo que desde una sola orden de venta puedas visualizar:

• Quién realizó la venta
• Qué productos se vendieron
• Quién y cuándo los entregó
• Cuándo se creó la factura
• Cuándo y cómo se realizaron los pagos

Todo esto en un solo flujo trazable, dentro de un único sistema.

Un tema clave en Odoo es el modelo de licenciamiento.

La principal diferencia de Odoo frente a otros sistemas radica en el alcance que ofrece desde el primer día.

A diferencia de otros ERP, Odoo permite acceder y descargar todos los módulos disponibles, ya que su licenciamiento es por usuario y no por módulo, como ocurre con la mayoría de sus competidores.

Además, el precio por usuario de Odoo es altamente competitivo, ofreciendo una excelente relación costo-beneficio.

Es importante mencionar que, en Codevia, no cobramos ningún tipo de licenciamiento de Odoo.

El pago de licencias debe realizarse directamente con el proveedor oficial, a través de su página web.

Consulta los precios de licenciamiento en www.odoo.com/pricing.

En Codevia contamos con un esquema diferente al de la mayoría de las casas consultoras.

Nuestro servicio de implementación tiene un costo único —no cobramos por horas—, lo que garantiza que la propuesta comercial que recibas será el único monto que pagarás por la implementación del sistema.

Nuestro flujo de trabajo se compone de las siguientes etapas:

1. First Touch

Consiste en tener una primera reunión para conocer los aspectos básicos de la empresa o grupo de empresas.

Esta etapa nos permite identificar el giro del negocio, el tamaño de la organización y obtener una visión general de su funcionamiento.

2. Discovery

En esta fase realizamos un análisis más profundo de la organización, identificando las áreas operativas y administrativas, los procesos clave y las necesidades específicas del negocio.

3. Proposal

Con el análisis completado, presentamos una propuesta comercial con un precio único por todo el proyecto.

Nos comprometemos a entregar un sistema funcional y adaptado a las necesidades de la empresa.

En esta etapa también se detallan los módulos a implementar, los desarrollos personalizados y los tiempos estimados de entrega.

4. Negotiation

Escuchamos a nuestros clientes con el objetivo de llegar a un acuerdo comercial justo y transparente.

Una vez cerrada la negociación, se establecen las fechas de pago y el inicio del proyecto.

5. Kickoff

Es el arranque oficial del proyecto, donde se presentan los equipos de trabajo, el plan de implementación y el cronograma de actividades.

Después de una implementación exitosa las dudas y siempre surgen, por lo como parte de nuestro servicio de implementación se abren 15 días de ventana para soporte y corrección de errores sin costo.

Pasados los 15 días, puedes adquirir un paquete de horas de soporte.